Kutak za početnike

Dobrodošli u Kutak za početnike

Mjesto je osmišljeno kao pomoć u radu kolegicama i kolegama koji su tek ušli u svijet tajništva. Prezentirat ćemo teme s kojima se početnici susreću u svakodnevnom radu u odgojno-obrazovnim ustanovama. Kroz tekstove i primjere pružit ćemo uvid u djelokrug rada tajnika škole i dati odgovore na najčešća pitanja. Vjerujemo da će u ovaj kutak zaviriti i ravnateljice/ravnatelji pa i kolegice s iskustvom.

Vaš HZOŠ

Klasifikacija oznaka i urudžbeni broj

U skladu s čl. 22. Uredbe o uredskom poslovanju (NN 75/21) evidencija predmeta upravnog postupka i evidencija predmeta neupravnog postupka vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka.

Klasifikacijska oznaka označava predmet prema upravnom području ili djelatnosti, obliku, godini nastanka i rednom broju predmeta, a urudžbeni broj je oznaka koja određuje stvaratelja akta, a sadrži brojčanu oznaku tijela i redni broj pismena unutar predmeta te prema potrebi javnopravnog tijela može sadržavati brojčanu oznaku ustrojstvene jedinice, brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt i godinu nastanka akta.

Uredsko poslovanje osnovnih i srednjih škola kao pravnih osoba s javnim ovlastima vodi se prema jedinstvenom sustavu brojčanih oznaka odnosno klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva.

Klasifikacijska oznaka (KLASA)

Klasifikacijska oznaka kao brojčana oznaka predmeta prema čl. 23. Uredbe sastoji se od četiri grupe brojčanih oznaka prema:

  1. upravnom području ili djelatnosti
  2. vremenu
  3. obliku i
  4. rednom broju predmeta

Klasifikacija prema upravnom području ili djelatnosti

Klasifikacija prema upravnom području ili djelatnosti određuje se prema sadržaju prvog pismena u predmetu. Pismeno je dokument koji može biti podnesak ili akt. Najjednostavnije rečeno, podnesak podnosi stranka, a akt donosi tijelo s javnim ovlastima. Pismena se svrstavaju prema upravnom području ili djelatnosti u glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe.

Prvi broj klasifikacijske oznake označava glavnu grupu, drugi broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinoga upravnog područja. Četvrti i peti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe. Brojevi koji označavaju djelatnost unutar podgrupe odvajaju se ravnom crticom (-) od brojeva koji označavaju glavnu grupu, grupu i podgrupu, a kosom crtom (/) od klasifikacije prema vremenu.

Klasifikacija prema vremenu

Klasifikacija prema vremenu određuje godinu u kojoj je predmet otvoren, a označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je određeni predmet otvoren. Od klasifikacije prema upravnom području ili djelatnosti odvaja se kosom crtom (/). Iza oznake klasifikacije prema vremenu stavlja se vodoravna crta (-) i zatim slijedi brojčana oznaka klasifikacije prema obliku predmeta (dosje).

Klasifikacija prema obliku

Klasifikacija prema obliku predmeta označava se u pravilu s 01 unutar klasifikacijske oznake predmeta. Za pojedine cjeline unutar iste klasifikacije prema sadržaju odnosno unutar iste podgrupe unutar pojedinog upravnog područja, planom klasifikacijskih oznaka može se predvidjeti više dosjea koji se brojčano označavaju od 01 pa nadalje, do potrebnog broja (npr. zasnivanje radnog odnosa na određeno ili neodređeno vrijeme s učiteljima 01 –  112-01/24-01, zasnivanje radnog odnosa na određeno ili neodređeno vrijeme s administrativno-tehničkim osobljem 02 – 112-01/24-02).

Redni broj predmeta

Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar klasifikacije prema sadržaju, vremenu, obliku i odvaja se kosom crtom (/) od brojčane klasifikacije prema obliku, a označava se s dva ili više brojeva od 01 pa nadalje, do potrebnog broja.

Primjer sastavljanja klasifikacijske oznake

Kao primjer sastavljanja klasifikacijske oznake poslužit će nam zasnivanje radnog odnosa, odnosno radni odnos na određeno ili neodređeno vrijeme.

Riječ „KLASA“ se uvijek piše velikim slovima.

Klasifikacijska oznaka označava se velikim slovima „KLASA:“, ne „Klasa:“, kraticom „Kl.“ ili na neki treći način.

Nakon toga slijedi klasifikacija prema sadržaju. Kao što smo prethodno naveli, prvi broj klasifikacijske oznake označava glavnu grupu, drugi broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinoga upravnog područja. Pogledajmo Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja (NN 132/21).

Pregled glavnih grupa:

1 RAD I RADNI ODNOSI

Pregled grupa:

11 RADNI ODNOSI

Pregled podgrupa:

112 ZASNIVANJE I PRESTANAK RADNOG ODNOSA, PRIJAM U SLUŽBU I PRESTANAK SLUŽBE, UGOVOR O DJELU, DOPUNSKI RAD I OSTALO

Znači, naša klasifikacijska oznaka za sada izgleda:

KLASA: 112

Četvrti i peti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe. Brojevi koji označavaju djelatnost unutar podgrupe odvajaju se ravnom crticom (-) od brojeva koji označavaju glavnu grupu, grupu i podgrupu, a kosom crtom (/) od klasifikacije prema vremenu.

Naputak navodi pod „Djelatnost unutar podgrupe“ za ovu podgrupu: Radni odnos na određeno ili neodređeno vrijeme, prijam u službu na određeno ili neodređeno vrijeme, prestanak službe, stavljanje na raspolaganje, premještaji, napredovanja, ugovor o djelu, ugovor o autorskom djelu, dopunski rad i ostalo.

U ovom primjeru pretpostavit ćemo da je internim aktom škole definirano kao djelatnost unutar podgrupe: 01- Radni odnos na određeno ili neodređeno vrijeme

Puna klasifikacija prema sadržaju tada je:

KLASA: 112-01/

Nakon kose crte slijedi klasifikacija prema vremenu.

Klasifikacija prema vremenu određuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je predmet otvoren.

Klasa za 2024. godinu izgleda ovako:

KLASA: 112-01/24

Iza ta dva broja stavlja se crtica (-) i slijedi brojčana oznaka klasifikacije prema obliku predmeta (dosjea).

Klasifikacija prema obliku predmeta uređuje se internim planom škole. Pretpostavit ćemo da su svi ugovori o radu koji se odnose na zasnivanje radnog odnosa na određeno ili neodređeno vrijeme s učiteljima označeni oznakom dosjea 01.

Tako dobivamo:

KLASA: 112-01/24-01

Na kraju nam ostaje redni broj konkretnog predmeta. Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar klasifikacije prema sadržaju, vremenu, obliku i odvaja se kosom crtom (/) od brojčane oznake klasifikacije prema obliku, a označava se s dva ili više brojeva od 01 pa na dalje, do potrebnog broja. Ako pretpostavimo da nam je ovo peti ugovor o radu za radno mjesto učitelja u 2024. godini dobit ćemo slijedeću klasifikacijsku oznaku:

KLASA: 112-01/24-01/05

KAO KRATKI PODSJETNIK O STRUKTURI KLASIFIKACIJSKE OZNAKE MOŽE NAM POSLUŽITI SLJEDEĆI SHEMATSKI PRIKAZ:

XXX – XX/XX – XX/XX

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(1) glavna grupa

(2) grupa

(3) podgrupa

(4) djelatnost unutar podgrupe

(5) godina otvaranja predmeta

(6) broj dosjea

(7) broj predmeta

 

Urudžbeni broj

Urudžbeni broj prema čl.  Uredbe određuje se prilikom izrade akta, a sastoji se od brojčane oznake tijela i rednog broja pismena.

Urudžbeni broj može sadržavati brojčanu oznaku ustrojstvene jedinice, brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt i godinu nastanka akta. Hoće li se unutar urudžbenog broja navoditi te dodatne brojčane jedinice i godina nastanka akta ovisi o tome kako je određeno u samoj školi, a što propisuje ravnatelj i u tom slučaju donosi plan brojčanih oznaka ustrojstvenih jedinica i službenih osoba.

Logično je postaviti pitanje kada je potrebno uključiti dodatne elemente u urudžbeni broj, s obzirom da je propisano kao mogućnost, a ne obveza.

Brojčanu oznaku bilo bi poželjno uključiti u  organizacijama složene strukture ili onima koje sadrže područne ustrojstvene jedinice.

Brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt u pravilu nije potrebno propisivati jer se svi podaci vode u informacijskom sustavu u kojem je poznato tko je akt izradio.

Godina nastanka akta nije potrebna u slučaju kada se većina predmeta riješi tijekom godine. No, može se uključiti i u tim situacijama.

Ako se propiše vođenje nekog od tih dodatnih elemenata, potrebno ih je dosljedno upotrebljavati.

Urudžbeni broj određuje svako tijelo zasebno za sebe prilikom izrade akta ili primitka podneska ili drugog pismena.

 

Primjer određivanja urudžbenog broja

Članak  28. Uredbe o uredskom poslovanju

(1) Urudžbeni broj označava se »URBROJ:«.

(2) Brojčana oznaka tijela odvaja se spojnicom (-) od rednog broja pismena u predmetu.

(3) Ako se urudžbeni broj razrađuje i po ustrojstvenim jedinicama u tijelu, te se oznake navode od najviše do najniže ustrojstvene jedinice i međusobno se odvajaju spojnicama (-).

(4) Ako se urudžbeni broj razrađuje i po pojedinim službenim osobama i godini nastanka akta, broj službene osobe odvaja se kosom crtom (/) od oznake ustrojstvene jedinice, spojnicom (-) od godine nastanka akta i spojnicom (-) od rednog broja pismena u predmetu.

Kao primjer kreiranja urudžbenog broja navest ćemo isti onaj kojim smo se koristili za kreiranje klase. Riječ je o radnom odnosu na određeno ili neodređeno vrijeme, odnosno ugovoru o radu.

U primjeru poslužit ćemo se brojčanom oznakom škole koja je 2122-74 (popis brojčanih oznaka utvrđuje Ministarstvo nadležno za poslove opće uprave, popis je javan za pregled i može mu se pristupiti putem poveznice https://jpt.gov.hr/Prod/).

Urudžbeni broj se piše velikim slovima „URBROJ:“, a ne „Urbroj“, „Ur.broj“ ili sl.

URBROJ: 2122-74

Pretpostavimo da se radi o aneksu prethodno sklopljenog ugovora o radu, prvi sklopljeni ugovor o radu imat će oznaku 01, pa će redni broj aneksa biti 02 i tako dobivamo puni urudžbeni broj.

URBROJ: 2122-74-02

Škola može imati detaljniju razradu prema ustrojstvenim jedinicama. Ustrojstvena jedinica koja označava ravnatelja označena je 01, a budući da ugovore o radu kao i anekse potpisuje ravnatelj onda nam urudžbeni broj izgleda:

URBROJ: 2122-74-01-02

Ako želimo dodati i godinu (što se uređuje planom brojčanih oznaka) i pretpostavimo da je aneks sklopljen u 2024. godini, onda urudžbeni broj izgleda:

URBROJ: 2122-74-01-24-02

Škola sama treba odlučiti i propisati treba li joj dodatna razrada koja u urudžbeni broj uključuje brojčanu oznaku ustrojstvene jedinice (npr. ravnatelj 01, tajnik 02, stručni suradnik 03…), brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt (npr.  stručni suradnik pedagog 03/1, stručni suradnik psiholog 03/2….) i godinu nastanka. Ako propiše korištenje, koristiti se treba dosljedno.